Les bonnes pratiques en matière de gestion des actifs informatiques aident les entreprises à prendre des décisions stratégiques dans leur environnement informatique. De plus, elles intègrent les fonctions financières, de gestion des stocks et de gestion des contrats afin d’optimiser les coûts et de gérer le cycle de vie des actifs.

Par ailleurs, les actifs informatiques comprennent tous les logiciels et matériels présents dans l’environnement informatique d’une organisation. Les entreprises peuvent également utiliser plusieurs nouveaux appareils et applications. Il est donc nécessaire d’appliquer les meilleures pratiques de gestion des actifs informatiques afin de détecter et de protéger ces actifs.

Selon Gartner, « la gestion des actifs informatiques (ITAM) fournit un état précis des coûts et des risques liés au cycle de vie des actifs technologiques afin de maximiser la valeur commerciale des décisions relatives à la stratégie technologique, à l’architecture, au financement, aux contrats et à l’approvisionnement ».

Les bonnes pratiques de gestion des actifs informatiques reposent sur deux aspects essentiels : le suivi des actifs informatiques et leur gestion. La gestion des actifs informatiques est donc un processus continu qui doit faire partie des activités régulières de l’entreprise.

Dans cet article, nous allons découvrir les bonnes pratiques de gestion des actifs informatiques et leurs avantages pour différentes activités commerciales.

Les entreprises doivent connaître ces bonnes pratiques de gestion des actifs informatiques

• Qu’est-ce qu’un processus de gestion des actifs informatiques ?
• Comprendre la gestion du cycle de vie des actifs informatiques
• Quel est l’objectif de la gestion des actifs informatiques ?
• Avantages des bonnes pratiques de gestion des actifs informatiques pour le système informatique d’une entreprise
• Bonnes pratiques de gestion des actifs informatiques en entreprise

Qu’est-ce qu’un processus de gestion des actifs informatiques ?

La gestion des actifs informatiques est un processus continu et systématique. Elle aide donc souvent les entreprises à structurer leurs opérations et à soutenir leur processus décisionnel.

De plus, un processus efficace de gestion des actifs informatiques offre des avantages considérables. Les entreprises doivent ainsi mettre en œuvre une gestion des coûts informatiques afin d’optimiser leur agilité et d’atténuer les risques.

L’objectif principal d’un processus ITAM est de mettre en place un référentiel intégré des actifs. Celui-ci répertorie notamment tous les actifs logiciels et matériels présents dans l’infrastructure informatique.

Voici donc les étapes d’un processus de gestion des actifs informatiques :

• Identification des actifs, collecte et stockage des données : les entreprises doivent identifier et découvrir tous les composants matériels et logiciels. Il est également essentiel de recueillir leurs informations, telles que le type d’actif, ses spécifications et ses fonctionnalités, puis de les stocker dans un référentiel des actifs.
• Suivi des actifs : il est particulièrement important pour les entreprises d’identifier et de suivre tout changement dans l’emplacement des actifs. Cela comprend également les informations relatives à l’augmentation ou à la diminution du nombre d’actifs, à leur état et aux utilisateurs concernés.
• Gestion du cycle de vie des actifs : les entreprises doivent également comprendre le cycle de vie de chaque actif. Sa gestion permet ainsi de mieux connaître ses rôles et ses fonctions dans l’environnement informatique.
• Rapports et alertes sur les actifs : il est également important de générer des rapports d’inventaire des actifs. Cela permet notamment de recevoir des alertes concernant l’expiration des garanties et des contrats de location.

Comprendre la gestion du cycle de vie des actifs informatiques

La gestion du cycle de vie des actifs informatiques (ITALM) est un processus important de l’ITAM. Le responsable des actifs informatiques est donc chargé de toutes les étapes du cycle de vie d’un actif. L’ITALM améliore la productivité d’une organisation en permettant de prendre des décisions éclairées, en tenant compte de ses objectifs et de ses priorités.

La gestion du cycle de vie des actifs informatiques offre ainsi une vue d’ensemble du cadre de processus nécessaire à l’application des bonnes pratiques. Voici les différentes étapes de l’ITALM :

Approvisionnement

Tout d’abord, il est important de planifier et d’acquérir les actifs en fonction des objectifs et des besoins d’une organisation. Au cours de cette phase, les organisations construisent, achètent, louent ou obtiennent des licences pour différents actifs. Les actifs acquis sont ensuite intégrés au système.

Déploiement et découverte

Après l’achat d’un actif, il est nécessaire de le déployer et de mettre à jour son statut pour indiquer qu’il est « en cours d’utilisation ». Il est également important de découvrir et d’identifier les actifs présents sur un réseau afin de les répertorier dans les inventaires logiciels et matériels.

Maintenance

Il est également essentiel de planifier régulièrement des analyses et de conserver l’historique des audits des actifs. Cela permet de gérer la conformité et les licences logicielles, ainsi que de comprendre les calculs d’amortissement des actifs. Cette démarche contribue à optimiser la valeur d’un actif et, dans certains cas, à prolonger sa durée de vie.

Assistance et garantie

Il est également important de gérer les contrats associés aux actifs et d’alerter l’équipe à l’approche de leur date d’expiration. Cela permet de mieux comprendre l’impact des actifs sur les processus informatiques et de déterminer les mesures nécessaires à leur maintenance.

Retrait et mise au rebut

Enfin, à la fin de son cycle de vie, un actif atteint l’étape du retrait et de la mise au rebut. Celle-ci comprend également la migration des utilisateurs vers d’autres ressources et la planification du remplacement des actifs. Le statut de l’actif est alors modifié pour indiquer qu’il a expiré ou qu’il a été mis au rebut.

Quel est l’objectif de la gestion des actifs informatiques ?

Selon Patricia Adams, directrice de recherche chez Gartner : « L’ITAM repose sur des processus robustes et des outils permettant d’automatiser les tâches manuelles. Ces données permettent ensuite aux organisations de gérer efficacement les actifs informatiques, les fournisseurs ainsi que leur portefeuille d’actifs logiciels et matériels, depuis la demande d’acquisition jusqu’au retrait, tout en surveillant les performances de chaque actif tout au long de son cycle de vie. »

Une entreprise possède généralement de nombreux actifs coûteux. De plus, ces actifs doivent régulièrement être acquis, configurés et entretenus. L’objectif de la gestion des actifs informatiques est donc de maintenir et de contrôler leur utilisation.

Par ailleurs, l’allocation, l’amortissement, les mises à jour et les remplacements sont des opérations constantes dans le cadre de la gestion des actifs informatiques. Autrement dit, l’ITAM vise à assurer le renouvellement continu des actifs coûteux afin de préserver la réussite de l’organisation. Elle permet ainsi de gérer efficacement l’ensemble du cycle de vie des actifs pour obtenir le meilleur retour sur investissement (ROI) possible.

L’ITAM centralise les données financières, contractuelles et physiques des actifs informatiques de l’entreprise. Elle se distingue également de la gestion des opérations informatiques (ITOM), qui se concentre uniquement sur les performances et la fourniture des services informatiques.

Avantages des bonnes pratiques de gestion des actifs informatiques pour le système informatique d’une entreprise

Tout d’abord, l’ITAM aide les entreprises à mieux contrôler leurs actifs informatiques et leurs stocks.

De plus, elle aide les responsables des actifs informatiques à identifier les buts et les objectifs de l’entreprise afin d’en déterminer les résultats. Elle permet ainsi de combler l’écart entre les exigences techniques et les objectifs commerciaux.

Par ailleurs, l’ITAM permet d’obtenir des informations plus approfondies sur les actifs informatiques d’une entreprise afin d’évaluer leur retour sur investissement (ROI).

Elle contribue également à réduire les coûts grâce au suivi et à la maintenance des actifs dans l’environnement informatique. Elle limite aussi le gaspillage en permettant de gérer et de contrôler la mise au rebut des actifs informatiques.

Elle améliore également la communication entre les différents services de l’entreprise, atténue les risques liés à la gouvernance, renforce le soutien en matière de sécurité et de reprise après sinistre, et améliore l’allocation des ressources ainsi que les stratégies de l’entreprise.

Bonnes pratiques de gestion des actifs informatiques en entreprise

Voici une liste de contrôle regroupant les bonnes pratiques qu’une entreprise doit suivre pour mettre en œuvre avec succès la gestion des actifs informatiques.

Constituer un inventaire en utilisant différentes sources de découverte

L’une des meilleures pratiques consiste à identifier et à détecter tous les actifs de l’entreprise. Il est également important de déterminer quels actifs internes doivent être attribués. Une fois ces actifs affectés, l’entreprise doit acquérir les actifs nécessaires aux autres opérations.

Voici les deux principales étapes à suivre pour constituer un inventaire des actifs :

• Il est indispensable de découvrir les actifs présents sur le réseau.
• Il est également important de découvrir les actifs situés en dehors du réseau.

Surveiller l’ensemble du cycle de vie des actifs

Les entreprises disposent de leurs propres politiques d’acquisition, de maintenance et de mise au rebut des actifs. Il est donc nécessaire de développer un cadre de gestion du cycle de vie des actifs informatiques. Celui-ci couvre toutes les phases du cycle de vie, chaque phase pouvant comprendre une ou plusieurs informations relatives aux actifs.

Il est également important de suivre et de surveiller les actifs ainsi que leurs statuts, car ceux-ci évoluent constamment. Les avancées technologiques permettent notamment aux entreprises d’utiliser des étiquettes pour identifier leurs actifs.

Voici les avantages de la surveillance des actifs informatiques :

Tout d’abord, les données relatives aux actifs deviennent plus fiables. Les entreprises peuvent ainsi s’appuyer sur leur exactitude pour prendre des décisions.

De plus, la surveillance des actifs informatiques favorise l’évolutivité et aide les entreprises à se développer en soutenant leurs opérations.

Enfin, elle permet d’estimer le cycle de vie des actifs afin d’aider les entreprises à prévoir toute augmentation des besoins en logiciels de gestion des actifs informatiques.

Centraliser la gestion et la maintenance des logiciels et des licences

Les outils ITAM permettent de surveiller et de suivre les licences logicielles et matérielles, leurs dates d’expiration, etc. L’une des bonnes pratiques consiste donc à centraliser les données relatives aux actifs afin d’aider l’entreprise à rester en conformité.

Voici quelques étapes permettant aux entreprises de garantir leur conformité logicielle :

Tout d’abord, il est important d’analyser, d’identifier et d’examiner les licences existantes, y compris leurs caractéristiques et leurs déploiements.

Il est également essentiel de choisir le type de licence le mieux adapté aux besoins et aux objectifs de l’entreprise.

Enfin, il est important de garantir la conformité logicielle en achetant de nouvelles licences ou en supprimant les applications existantes.

Intégrer l’ITAM aux autres processus de l’ITIL

L’une des bonnes pratiques consiste à intégrer la gestion des actifs informatiques aux processus ITIL (Information Technology Infrastructure Library). Cette démarche est également rentable, atténue les risques et apporte davantage de valeur à l’entreprise et à ses employés.

Voici quelques conditions préalables que les entreprises doivent respecter pour assurer une collaboration efficace :

• Veiller à ce que les postes de travail, les processus et les tâches soient attribués à l’équipe informatique.
• Il est également important de mettre en place une base de données de gestion des configurations complète. Cela facilite l’obtention d’une vue d’ensemble de l’environnement informatique.
• De plus, il est important d’associer les actifs aux incidents, aux problèmes et aux changements afin de faciliter leur analyse et leur résolution.
  Une fois ces conditions remplies, l’ITAM peut contribuer aux processus ITIL tels que la gestion des incidents, la gestion des problèmes et la gestion des changements.

Effectuer des audits internes

Les entreprises doivent respecter les exigences de conformité et être prêtes à faire l’objet d’un audit afin de garder le contrôle de leur environnement informatique. Des audits externes peuvent survenir sans préavis ; les entreprises doivent donc se préparer à de telles situations.

Voici les étapes à suivre pour réaliser un audit sans difficulté :

• Il est important de définir les priorités parmi les fournisseurs.
• De plus, il est nécessaire de mettre en place et d’appliquer des politiques d’audit au sein de l’organisation.
• Il est également essentiel de simplifier le processus et de créer un environnement favorable aux audits.
• Enfin, il est important d’élaborer un plan de remédiation pour corriger toute erreur ou divergence.