L'automatisation a aujourd'hui un impact sur la quasi-totalité des secteurs d'activité. Elle est présente, sous une forme ou une autre, partout. L'automatisation robotisée des processus (RPA) permet d'automatiser les tâches répétitives des processus métier. Grâce à la RPA, le logiciel peut apprendre, reproduire et exécuter les processus métier sans intervention humaine. Cependant, la mise en œuvre d'une solution RPA au sein d'une organisation établie, voire d'une start-up, n'est pas chose aisée. De nombreux acteurs sont impliqués et de nombreux aspects doivent être pris en compte avant de se lancer. La réussite d'une implémentation RPA dépend certes de la solution choisie, mais aussi de la manière dont l'organisation gère les changements qui accompagnent les phases d'implémentation et de post-implémentation.

Bonnes pratiques en matière de gestion du changement

• Ayez un plan clair.
• Disposez d'un argumentaire économique solide en faveur de l'automatisation.
• Fixez les bonnes attentes.
• Vérifier la faisabilité technique
• Identifier les problèmes qui seraient rencontrés
• Choisissez la solution idéale
• Le meilleur partenaire pour la mise en œuvre
• Développer la solution
• Menez un projet pilote avant de vous lancer à fond.
• Entretenir régulièrement la solution RPA

Afin d'alléger la pression sur leurs opérations quotidiennes, les entreprises doivent suivre quelques étapes et bonnes pratiques en matière de gestion du changement liée à la RPA. Ces étapes les aideront à mieux gérer les changements induits par la RPA, tout en minimisant l'impact sur leurs processus.

Ayez un plan clair.

Avant d'entamer la mise en œuvre d'une solution RPA, il est nécessaire de disposer d'un plan clair. Ce plan doit être explicite pour toutes les parties prenantes quant à la manière dont il affectera le fonctionnement de l'organisation.

Définir la feuille de route RPA de l'organisation constitue l'une des étapes les plus cruciales. Ce plan doit fixer des objectifs à court et à long terme.

Au cours de la phase de planification, vous identifierez les divers obstacles auxquels vous serez confronté lors de la mise en œuvre de la solution RPA. Il est indispensable de déterminer la manière de gérer ces défis afin de déployer la solution aux différentes étapes du processus.

Disposez d'un argumentaire économique solide en faveur de l'automatisation.

Passer à une technologie plus récente peut sembler tout brillant et attrayant, mais ce n'est pas toujours aussi facile, ni même nécessaire.

Vous devriez disposer d'un argumentaire commercial solide en faveur de la mise en œuvre de la RPA au sein de votre organisation.

Votre implémentation RPA doit être en mesure de générer un retour sur investissement justifié. Ses bénéfices doivent justifier les efforts déployés ainsi que les coûts requis pour son intégration à vos processus.

Fixez les bonnes attentes.

Comme toute autre technologie, la RPA possède ses propres capacités ainsi que ses limites. Il est possible que certaines fonctionnalités ne puissent être automatisées par la solution.

Le périmètre de la solution doit être défini avec précision. Il doit être clairement établi ce que la solution affectera — et ce qu'elle n'affectera pas —, ainsi que les fonctionnalités qu'elle offrira — et celles qu'elle n'offrira pas.

Parallèlement, il est également nécessaire de définir un plan adéquat de gestion du changement organisationnel lié à la RPA, afin de relever les éventuels défis et de gérer les processus opérationnels quotidiens.

Vérifier la faisabilité technique

Avant de procéder à l'intégration d'une solution RPA, il est nécessaire d'en vérifier la faisabilité technique.

La solution RPA doit pouvoir s'intégrer harmonieusement à votre infrastructure existante. Elle ne doit entraver aucun de vos processus actuels.

La solution RPA ne devrait nécessiter aucune modification ni mise à niveau substantielle de votre infrastructure informatique existante.

Identifier les problèmes qui seraient rencontrés

La mise à niveau de tout système nécessite du temps et affecte bel et bien le fonctionnement de l'écosystème.

Il est nécessaire d'identifier les domaines clés qui seront affectés au cours de la phase de mise en œuvre.

Les problèmes qui pourraient être rencontrés incluent :

• Conformité informatique
• Sécurité
• Gouvernance
• Formation de la main-d'œuvre humaine
• Compatibilité avec l'infrastructure existante

Vous devriez disposer d'une stratégie efficace pour faire face à ces problèmes prévisibles susceptibles de survenir au cours de la transition.

Choisissez la solution idéale

Il existe de nombreuses solutions sur le marché. Il est indispensable d'examiner attentivement les capacités et les fonctionnalités de ces solutions avant de décider laquelle adopter.

La solution que vous présélectionnez doit être en mesure de répondre à vos exigences et s'inscrire également dans votre budget.

Il doit être flexible et simple afin de pouvoir s'intégrer aisément à votre organisation.

Les changements qui suivent devraient se dérouler sans heurts et ne devraient pas affecter négativement vos processus.

Recherchez le meilleur partenaire pour vous aider dans la mise en œuvre.

La mise en œuvre de la solution RPA peut être réalisée soit par votre équipe interne, soit par un expert que vous pourriez engager pour vous accompagner tout au long du processus.

Vous devriez choisir un partenaire et une solution qui s'intègrent parfaitement à votre organisation, tout comme à vos exigences.

Développer la solution

Une fois votre partenaire sélectionné, vous devez tout d'abord travailler avec lui pour étudier le système existant. Il est indispensable d'échanger avec vos partenaires sur l'ensemble de vos besoins métier et de vos contraintes, afin de concevoir la meilleure solution possible pour vous.

Cela vous aidera à identifier les domaines où la mise en œuvre d'une solution RPA serait la plus bénéfique.

Votre fournisseur pourrait suggérer des ajouts ou des modifications au système que vous avez conçu, qui seraient mieux adaptés à votre organisation.

Vous devriez ensuite collaborer avec votre fournisseur ou partenaire durant la phase de développement. Si des modifications s'avèrent nécessaires, elles pourraient être effectuées au cours de cette phase même.

Menez un projet pilote avant de vous lancer à fond.

Une fois votre solution prête, au lieu de la déployer directement à l'échelle de l'entreprise, menez un petit projet pilote.

Mener un tel projet vous aidera à identifier les éventuels problèmes auxquels vous pourriez être confronté, ainsi que les modifications que vous souhaiteriez y apporter pour en améliorer les performances.

Durant cette période, vous pouvez également commencer à former vos employés à l'utilisation de votre solution RPA. Cela garantira une transition plus fluide, avec un impact négatif minimal sur le fonctionnement.

Une fois que la solution fonctionne avec succès dans le cadre du projet pilote, vous pouvez la déployer à l'échelle de l'organisation.

Entretenir régulièrement la solution RPA

Une fois la solution mise en œuvre, il est nécessaire d'en superviser le fonctionnement. Vous devez vous assurer que vos employés sont en mesure de l'utiliser. Vous devez également surveiller la solution afin de détecter toute anomalie dans son fonctionnement.

En cas de problème, vous devez le faire réparer avant qu'il ne conduise à des problèmes majeurs.

Vous pourriez également avoir besoin de modifier votre solution RPA en fonction de l'évolution de vos besoins métier. À mesure que votre entreprise se développe, il se peut que vous deviez supprimer, modifier ou ajouter certaines fonctionnalités à votre solution RPA.

Conclusion

La mise en œuvre d'une solution RPA est une entreprise complexe et coûteuse. Il est indispensable de veiller à ce que vos processus métier soient aussi peu affectés que possible au cours de cette implémentation.

Les conseils mentionnés ci-dessus concernant la gestion du changement RPA figurent parmi les éléments à garder à l'esprit pour assurer la mise en œuvre fluide de votre solution RPA.